Työajanseuranta, joka kasvoi yli tuhannen suomalaisen yrityksen arkeen.

Lähtötilanne

2000-luvun puolivälissä Suomen pienillä ja keskisuurilla yrityksillä oli kaksi vaihtoehtoa työajanseurantaan: Excel ja paperi, tai kymmenien tuhansien eurojen SAP-luokan järjestelmä. Välistä puuttui ratkaisu, joka ymmärtäisi Suomen työehtosopimusten, paikallisten käytäntöjen ja yrityskohtaisten sääntöjen todellisuutta — ylityökorvauksia, iltalisiä, sunnuntailisiä, vuosilomakertymiä ja palkkahallinnon poikkeuksia — ja silti pyörisi selaimessa ilman raskasta käyttöönottoa.

Mitä rakensimme

Kellokortti rakentui modulaarisesti useiden vuosien aikana. Aacon Oy kasvoi alustan mukana pieneksi tiimiksi, ja tuotteen arkkitehtuuri, toimialaymmärrys, brändi ja asiakasarjen tuntemus kehittyivät samaan suuntaan.

• SaaS-alusta selaimessa. Esihenkilön ja palkkahallinnon päänäkymä — kalenteri, raportit, hyväksynnät, vuosilomakirjanpito.
• Mobiilileimaus iOS:lle ja Androidille. Työajan kirjaus puhelimella, sijaintitieto tarvittaessa ja selkeä näkymä omiin työaikoihin.
• Integraatio fyysisiin leimauslaitteisiin. RFID-kortit ja seinään asennettavat päätteet työmaille, joilla mobiililla ei toimi.
• Yrityskohtainen TES-tulkinta. Sääntömoottori, jolla asiakkaan omat työaika- ja palkkasäännöt mallinnettiin työehtosopimusten, paikallisten sopimusten ja käytännön tulkintojen pohjalta. Markkinoinnissa tätä kokonaisuutta kutsuttiin Palkkarobotiksi: monimutkainen palkkahallinnon logiikka muutettiin tarkistettavaksi palkka-aineistoksi.
• Matka- ja päivärahakorvaukset. Matkat, päivärahat, kilometrikorvaukset, kuittiliitteet.

Brändi ja käytettävyys kilpailuetuna

Kellokortissa vaikea ydin oli yrityskohtainen TES-tulkinta, mutta palvelun kasvu vaati myös selkeän nimen, luotettavan ilmeen ja käyttöliittymän, jota esihenkilöt ja palkkahallinto pystyivät käyttämään ilman raskasta koulutusta. Monimutkainen työ piti paketoida niin, että ostaja ymmärsi hyödyn ja käyttäjä uskalsi ottaa palvelun arkeen.

Tämä kokemus vaikuttaa edelleen Tohmocon työhön: hyvä sisäinen työkalu ei ole vain toimiva ominaisuus, vaan uusi toimintatapa. Sen pitää näyttää luotettavalta, tuntua selkeältä ja tehdä liiketoiminnan hyöty näkyväksi.

Vaikutus

Kuukauden palkka-ajot, jotka ennen veivät kirjanpitäjältä päivän tai kaksi, hoituivat nyt minuuteissa. Parhaimmillaan järjestelmää käytti yli tuhat yritystä — rakennusalasta ravintoloihin, soteen, kuljetukseen ja julkiseen sektoriin.

Lopputulos

Kellokortti siirtyi Lemonsoftille vuonna 2020 ja jatkaa osana Lemonsoftin työajanhallinnan kokonaisuutta. Aacon Oy:lle se oli yli kymmenen vuoden työ, jonka jatkumo palvelee edelleen samoja asiakkaita, joille se alun perin rakennettiin.

Mitä tämä projekti opetti

Sovelluksen tekninen puoli ei ollut Kellokortin vaikein osuus. Vaikeinta oli ymmärtää työehtosopimusten, paikallisten käytäntöjen ja yrityskohtaisten sääntöjen logiikka niin tarkasti, että se voitiin muuttaa luotettavaksi automaatioksi. Kun nykyään asiakas pyytää arvioimaan jonkun erityisalan järjestelmää, lähtökohtani on aina: missä on se kohta, jossa tekninen ratkaisu kohtaa juridiikan, viranomaiskäytännön tai ihmisten arjen?